What is a "Mini-Q"?
In order to further understand the difficulties encountered by staff members
actively involved in our quality control circle (QCC) program, as well as to
have an opportunity to inspect and advise on their work, we instituted an on-site
visit schedule starting with QCC groups enrolled in our sixth cycle. During these
inspections, we received lots of valuable feedback, including many complaints.
The main complaints comprised:
Complaints
heard during these visits included:
- Six months was too long for a QCC cycle
- Staff members who worked in departments with 24-hour coverage (3 shifts) had
difficulty arranging time for group meetings
- Work made members so busy that they had no time to attend teaching programs
related to QCC
- The rules for diagrams and the output of quality tools were too complicated
- Members were not proficient in computer software, and found it too stressful to
tryp to cope with using Word, Excel, PowerPoint etc all at once
- The hospital asks a lot of us, usually to be done in our time, such as preparing
for hospital accreditation, PBL, EBN, TQIP, THIS, QCC etc. The load is too much
評審委員也指出些問題如
- 選定的主題〝太簡單〞，不需要六個月這麼大的計畫處理﹝如 5S、垃圾分類、病歷表單整理等﹞
- 主題為〝例行性工作沒有施行好〞而已﹝如漏張、輸入電腦資料的正確性等﹞，並不是原因不清楚而需要 Problem-Solving Process (PSP) ﹝解決問題流程﹞
- 〝新〞的員工﹝上班還不到一年者﹞被指派為圈長，都要自己一個人作，不敢分工給資深的圈員
- 所有的圈員都是〝新〞的員工﹝為了欺騙醫品部「建立品管圈」的規定，單位提供一個作過品管圈的名額但她只不過是掛名而都不參加此活動﹞
彰基體系醫院也提出
- 總院的品管圈﹝圈員都是同單位的，最好單位有九位以上員工﹞模式不適合體系醫院使用；那該怎麼辦？
為了承認大家對品質改善的認真以及認證這類專案有其價值，然而避免圈員因為不符合傳統的品管圈規定而感覺到被排除，我們發明「迷你品管圈」的模式。「迷你」指〝簡化〞或〝非全套〞；針對〝全套〞的品管圈作業設計的。英文原來簡稱為〝MiniQCC〞，但考慮到 QIT 也可以這樣簡化，最好的名子是〝MiniQ〞，強調 Q ﹝品質改善﹞而不管手法屬於 QCC 的或屬於 QIT 的。
「提案制度」是一個人的作業，六個月內要完成。若更多人要合作改善問題，可以利用〝MiniQ〞實施之，條件一樣應在六個月內完成。
圈員的「人數」呢？
至少 3 位，最多 8 位。
施行「期間」是否限制？
期間：長短不特別規定，只限制上限為六個月；那就是說，從主管審核通過的日期起算，六個月內要完成﹝圈員上網通知「作業結束了」﹞才獲得品質分數與證書。與傳統的品管圈比起來，不一樣的是不用作五個月了；如果你在五週內完成了專案就可以上網登記為結束作業。
開始：隨時﹝2005年7月7日起﹞。
結束：隨時。
怎樣的人可以當「圈員」？
原則上，同單位第一線的人員為主：
- 同單位的資深人員：作過傳統的品管圈、品質手法很熟、時間有限﹝不考慮開會或上課﹞
- 同單位的新進人員：有興趣與同單位的人一起作事、作朋友﹝但應委託輔導員指教如下﹞
- 同單位的資深與的新進人員一起來
傳統的 QCC 堅持同單位的人員為圈員，QIT 才是跨部門的模式：但 MiniQ 佔在中間，兩種都可以。這樣人數少的單位﹝體系醫院﹞也可以合作參加：
- 不同單位的人員：如護理單位再加上不同部門代號但同地點服務的事務員或管理師
- 不同單位的人員：體系醫院→每個單位只有兩、三個人但都在同地點服務﹝如門診等候時間：門診護理、藥劑室、檢驗室、櫃檯服務生等﹞
若想做的不是第一線的人員，而且主題需要跨部門協助改變流程，則 MiniQ 的模式不適當；應指派相關部門有權利改系統的資深人員建立 QIT ，以業務流程管理﹝BPM﹞為主解決問題。
怎樣的人可以當「負責人」？
任何一個圈員可以當負責人﹝圈長﹞，主要任務為代表圈接受醫品部的通知，且把訊息傳給圈員知道。
怎樣的「主題」是適當的？
任何一個改善問題的點子，包括傳統品管圈的評審委員排除的主題﹝如 5S、垃圾分類、病歷表單整理、例行性工作、漏張、輸入電腦作業等﹞。
如何「建立」迷你品管圈？
要先登錄此網站。然後，在右邊的菜單裡面點選「建立」就可以進入「「建立迷你品管圈」的畫面。在那裡輸入想當圈員的員工代號，同時輸入主題以及確認單位主管的員工代號。按存檔時，系統會自動寄 Email 給單位主管，請他審核。主管審核完畢後，系統會再寄 Email 給所有的圈員通知結果以及起算日期。
關鍵：最好是圈員事先與主管商量，討論圈員的分配以及主題的選定，取得主管的同意才上網建立 MiniQ。
「單位主管」的角色
圈員提出申請建立 MiniQ 時，系統會自動寄 Email 給主管﹝或圈員指名為主管的人﹞。主管需要上網填表表示是否同意建立此 MiniQ，同時寫出主管對圈員的期待與注意事項。
圈員已通知「作業結束了」，主管也要當評審如下。
如何委託「輔導員」指教？
參考品管圈輔導團名單，找附近的﹝同一家醫院﹞或方便聯絡的輔導員，直接向他求商量的機會。名單上的輔導員都對品質手法很有經驗，也願意幫忙。
如何作「進度報告」？
要先登錄此網站。然後，在右邊的菜單裡面點選「進度」就可以進入「進度報告」的畫面。在那裡可以輸入或修改整個檔案﹝主題、描述問題、主要原因、主要對策、效益、追蹤衡量等﹞。
儘量數值化，特別在完成「效益」時，不要寫像〝減少漏張〞那麼模糊的結果；應該具體的描述問題從改善前的幾件降到改善後的幾件•••
「圈員園地」是什麼？
除了正式進度報告之外，施行中每位圈員都會想到些點子、腦力激盪的策劃、或者只要地方可以描述感情─那就是「圈員園地」。只要專案尚未變成「作業已經結束了」，圈員可以隨時上網留言。要先登錄此網站。然後，在右邊的菜單裡面點選「圈員園地」就可以進入「圈員園地」的畫面。在那裡可以輸入或修改個人的分享•心得。
如何通知「作業已經結束了」？
要先登錄此網站。然後，在右邊的菜單裡面點選「進度」就可以進入「進度報告」的畫面。在那裡可以輸入或修改整個檔案﹝主題、描述問題、主要原因、主要對策、效益、追蹤衡量等﹞。寫完，不想在改的時候就打勾說「作業已經結束了」。從存檔後，變成圈員沒有辦法在改報告。系統自動通知主管以及評審委員請他們安排實地訪查。
「主管評審」的流程
圈員已通知「作業結束了」，系統就立刻寄 Email 聯絡主管以及指派的兩位輔導員。這三位要跟圈員商量，安排實地訪查。訪查時，圈員不必作簡報或準備 PowerPoint 等的資料；只要帶領評審到現場瞭解作業，也積極回答評審的問題。實地訪查結束後一週內，三位評審﹝主管及兩位輔導員﹞必需上網完成評論報告以及五分法項目的給分作業。
「評審」的流程
圈員已通知「作業結束了」，系統就立刻寄 Email 聯絡主管以及指派的兩位輔導員。這三位要跟圈員商量，安排實地訪查。訪查時，圈員不必作簡報或準備 PowerPoint 等的資料；只要帶領評審到現場瞭解作業，也積極回答評審的問題。實地訪查結束後一週內，三位評審﹝主管及兩位輔導員﹞必需上網完成評論報告以及五分法項目的給分作業。
「證書」與「品質分數」
主管以及兩位評審委員都以五分法﹝Likert 尺度﹞評估四個維度：主題的適當性、圈員努力程度、效果﹝是否確實改善問題﹞、報告內容。每個維度計算三個人的平均分數，宣示於迷你品管圈報告的基本資料。四個維度加起來的平均﹝滿分五分﹞為每位圈員個人取得的品質分數。另外頒發證書給單位。頒發給早期登錄且建立 MiniQ 的員工所隸屬的單位。
展覽與比賽
每年﹝12月﹞配合品管圈成果發表舉辦院內「迷你品管圈展覽會」。在最近一年內完成的 MiniQ 專案都有資格參加，但限制同單位最多三個案例。以海報展覽方法給院內、外的人機會觀摩，也邀請上級投票選出優良案例。