宗旨 
落實彰基體系 5S，提升環境品質、作業效率、以及團隊精神。
- 各單位有責任發揮 5S 精神。
- 採用鼓勵方式進行，不用比賽方式，不用扣分方式施行，給單位多一點鼓勵。
- 將 5S 觀摩活動以循序漸進方式作改善。
- 藉由彼此互相學習觀摩，發揮團隊合作精神，促進全院 5S 一起動起來。
彰基體系醫院要開始 5S 實地訪查的申請流程
一、適用對象為彰基體系醫院；想參加此活動的醫院需要事先向醫品部提出申請，安排該醫院現場的說明會：
| 5S 說明會歷史 | |
|---|---|
| 醫院 | 日 期 |
| 總院 | 2004-02-20 |
| 二基 | 2004-12-27 |
| 員生 | 2006-03-10 |
| 南基 | |
| 鹿基 | |
二、指定一名該醫院的員工當作 5S〝單一窗口〞的聯絡人：觀摩活動由各單位自行提出申請，申請後再由聯絡人安排 5S 委員進行觀摩活動。此位聯絡人負責實地訪查的安排、刷卡作業、活動照相、紀錄召集人的評論、收集受評單位提出的改善項目、追蹤上次改善項目的成果、上網輸入改善項目以及追蹤資料等。
| 醫院 | 部門 | 聯絡人 |
|---|---|---|
| 總院 | 醫療品質部 | 張旭東 |
| 二基 | 工務組 | 郭芳欽 |
| 員生 | 員生急診護理單位 | 曾錦珠 |
| 南基 | ||
| 鹿基 |
實地訪查觀摩內容
由各單位自行設計，包括：制度規則或自行製作的查檢表等，依各單位特性，自行設計符合單位需要之內容與活動。
- 實地訪查的範圍分為兩種：
- 無限的﹝稱為「全評」﹞：不限制輔導員可以看的範圍；輔導員應觀摩整個單位，儘量提出改善建議給單位 5S 小組參考，幫助他們安排未來的作業計畫。
- 有限的﹝稱為「選評」﹞：限制輔導員只看受評單位的主管上次所選的改善項目；輔導員專門評估其效果，而以〝好可以再好〞的精神多給相關建議。不准輔導員隨便流浪單位。
原則上，每季訪查一次，期中每四次一次為「全評」：例
| 月 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 訪 查 |
全 評 |
選 評 |
選 評 |
選 評 |
全 評 |
選 評 |
||||||||||||
| 活 動 |
頒 發 證 書 |
交 流 會 |
交 流 會 |
交 流 會 |
交 流 會 |
壁 報 展 覽 |
頒 發 證 書 |
交 流 會 |
交 流 會 |
- 「全評」活動內容﹝使用時間約一小時﹞：
- 原則上須有 PowerPoint 之簡報﹝15 ~ 20 分鐘﹞，
內容包括：第一次「全評」應談到單位推動 5S 之簡史、每一個〝S〞在此單位施行的重點等。
從第二次「全評」開始，主要內容為過去一年的成果以及未來一年的計畫。 - 簡報後委員進行實地訪查﹝15 ~ 20 分鐘﹞，應觀摩整個單位。
- 訪查後大家回簡報的房間進交流﹝約 15 分鐘﹞。請各位委員記住以讚美為主， 主旨在肯定單位的成果與努力，希望藉由此活動進行建立信心， 也希望委員們發揮專業小組精神，給予經驗分享，協助輔導單位 5S 活動。
- 受評單位提出三個月內想改進的 5S 項目﹝約 5 分鐘﹞。
- 「選評」活動內容﹝使用時間約 15 分鐘﹞：
- 建議準備 PowerPoint 之簡報， 以相片為主證明上次所提的改進項目之現況﹝約 5 分鐘﹞。
- 簡報後委員進行實地訪查﹝約 5 分鐘﹞，限制只看上次所選的改善項目。 看情形也可以省略實地訪查。
- 委員多給建議，但範圍限制到當天所檢查的項目而已。
- 若項目未改善或未處理，可以把選評延後一個月再評
- 或主管可以選擇延期一季﹝輔導員應關心單位中斷的原因，鼓勵儘快恢復 5S 改善作業﹞。
- 受評單位提出三個月內想改進的 5S 項目﹝約 5 分鐘﹞。
訪查的資料﹝包含委員建議事項以及單位所提出的改善項目﹞隨時可以於「5S實地訪查清單」查詢。 此表格的「有效日期」指示受評單位需要申請選評的截止日期。
實地訪查時，品質分數給受評「單位」而不給其單位的「員工」；因此，受評單位的員工不需要報名或刷卡。單位自己決定當天多少人出席。
輔導員反而需要事先上網報名、現場刷卡、以及事後上網寫書面報告才符合促進師的訓練規範。
5S 觀摩交流會
交流會訂定時段為中午，時間一小時，每三個月舉辦一次。每次選 5S 的某關鍵點為報告的焦點，如動線、顏色管理、標籤、等。曾經實地訪查過的單位都有責任報告。每個報告限制到五分鐘以內，讓更多單位欣賞不同部門的創意。【交流會】
5S 單位證書
5S 活動靠團隊合作及領導者的支持；因此，證書與品質分數頒發給單位，非個人。 每次參加實地訪查，受評單位獲得品質分數，證書是每年一次﹝一月﹞頒發。
證書於週四全體員工作禮拜時頒發﹝建議證書加以護貝可以掛在單位的門口﹞。彰基體系所有的 5S 實地訪查單位證書由總院醫品部同一準備，但頒發在各醫院的週會。
實地訪查後，受評單位必需在每次的 5S 交流會上台報告。
5S 輔導員資格
醫療品質部組成 5S 輔導團，聘任有意者加入訓練。 符合以下條件者可以當作「5S 輔導員」：
- 有意在自己單位積極的發揮 5S 精神
- 有意參加 5S 實地訪查活動，與其他單位觀摩、交流、談 5S 經驗
- 有意支持參加 5S 交流會
- 有意參加 5S 基本教育訓練：
- 錄影帶： 85 屆：「與紅牌、看板作戰」和「彰基 5S 簡介帶」
- 課程 104 模組：5S 運動
- 取得單位主管同意
- 醫品部審核通過
申請「5S 輔導員」資格的順序：
◎ 每年一次﹝5S 促進師研修營前﹞在醫品部網站會公告增加輔導團人數之案
◎ 由單位主管推薦有意者給醫品部
◎ 醫品部審核
◎ 審核通過後，新任的輔導員加入輔導團
5S 促進師證書
符合以下條件者可以取得「5S 促進師證書」，任期一年：
- 已取得「5S 輔導員」的資格。
- 促進師自己單位積極參加 5S
實地訪查活動，而且有效證書。
─ 與 ─ - 上過 5S 醫療品質教育訓練：
- 錄影帶： 85 屆：「與紅牌、看板作戰」和「彰基 5S 簡介帶」
- 課程 104 模組：5S 運動
- 有參加 5S 特訓研修營﹝每年一次﹞。
- 當輔導員需要參加實地訪查，且訪查後一週內回覆書面讚美、
建議﹝每半年至少四次﹞。
- 實地訪查後，5S 系統會寄 email 提醒輔導員要完成書面評論作業。
- 若輔導員未完成評論，5S 系統會繼續每天寄 email 提醒到可以寫的時間過期了
﹝一週﹞：
例：3 月 5 日 11:00 a.m. 施行實地訪查
輔導員 A 先生上網寫評論時間為 3月 8 日 2:00 p.m.→ 他受到 email 提醒的日期 為 3 月 6 日、 3 月 7 日、 3 月 8 日為止。
輔導員 B 小姐都沒有上網寫評論 → 她受到 email 提醒的日期 為 3 月 6 日、 3 月 7 日、 3 月 8、 3 月 9 日、 3 月 10 日、 3 月 11 日、 3 月 12 日為止。
- 在 5S 觀摩交流會
- 有參加﹝每年至少兩次﹞。
5S 講師
- 因為講師也在院外上課，所以原來的「內部講師」聘書改為「講師」證書。
- 已取得「5S 促進師」證書。
- 各種 5S 活動卓越表現
- 實地訪查書面讚美、建議評論分數﹝由 5S 教育小組考核﹞在最高十分位內。
5S 內部講師任務，任期一年： ：
◎ 當作 5S 教育小組成員，且積極的參加、協助 5S 教育小組的作業
◎ 當 104 模組、85 屆錄影帶的講師
◎ 協助 5S 促進師研修營的規劃以及舉辦時上台教課
◎ 協助考核 5S 促進師團的功課作業
5S 推動區
單位別的 5S 實地訪查已經施行了兩年了，接受度很高、效果良好；因此， 在 2006 年第一季 5S 輔導員會議就決定參考原來的 5S 推動組織恢復分區推動 5S。初步的計畫如下：
- 把全院分區﹝5S 推動區﹞：住院護理組﹝含病房組、特殊單位組、精神科病房組﹞、門診護理組、現場組、公共區域組、非醫師辦公室組、開刀防組、兒童醫院組、教研大樓組、中華路組
- 建立每區的 5S 推動小組
- 定期安排區之間的觀摩交流活動
- 鼓勵參加院內 5S 海報展覽與比賽
- 獎懲有創意、優良表現區